Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste2021-04-04T17:51:59+03:00

Tietosuojaseloste
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

27.5.2018

Rekisterin nimi:

Kuopion laskuvarjourheilijoiden jäsenrekisteri

Rekisterin pitäjä:

Kuopion laskuvarjourheilijat ry

y-tunnus: 1056450-4

Osoite: Siltasalmentie 450 B, 70900 TOIVALA

Sähköposti: kerho(at)klu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste:

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien, toimihenkilöiden ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta ja ylläpito jäsenyyden aikana. Rekisterin käyttötarkoitus on lisäksi yhdistyksen tiedottaminen. Päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta Skywin-ohjelmassa (manifesti).

Kuopion laskuvarjourheilijoiden järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun viestintään.

Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  1. Kuopion laskuvarjourheilija ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

  2. Ei-kaupallista lentotoimintaa koskevan lainsäädännön noudattamiseen.

  3. Ilmailumääräysten (OPS M1-6) noudattamiseen.

  4. Suomen ilmailuliiton toimittaman laskuvarjohyppääjien toiminnallisten ohjeiden ja kelpoisuusvaatimusten noudattamiseen.

  5. Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

  6. Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

  7. Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö:

Rekisteriin kerätään Kuopion laskuvarjourheilijat ry:n toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi

  • Osoite

  • Puhelinnumero

  • Sähköpostiosoite

  • Syntymäaika

  • Paino ja pituus

  • Tieto siitä, että jäsen/asiakas on esittänyt terveydentilavakuutuksen (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)

  • Manifestitietokantaan hyppyhistoria

  • Kahden lähiomaisen nimi ja puhelinnumero

  • Oppilassuoritukset

  • Tieto SIL ry jäsenyys tai muu kolmannen osapuolen vastuuvakuutus (1M€) (perusteluna henkilön ja yhdistyksen taloudellinen turva mahdollisen vahingon sattuessa varsinaisen toiminnan aikana.)

Lisäksi voidaan ylläpitää tietoa lisenssin lunastaneista, merkittävistä urheilusaavutuksista ja muuta seuran toiminnan kannalta oleellista tietoa.

Alaikäisten osalta voidaan ylläpitää vielä huoltajan nimeä sekä yhteystietoja.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Yhdistyksen jäsenrekisteritiedot ovat julkisia yhdistyksen toimihenkilöille sekä manifesti oikeuden omaaville henkilöille, johtuen toiminnan vaatimuksista yhdistyksessä. Mikäli henkilö vaatii että tietoja ei ylläpidetä manifesti ohjelmassa hänen osaltaan, sovitaan tietojen säilyttämisestä lukitussa arkistossa, jonne pääsy on vain toimihenkilöillä.

Salassa pidettävät tiedot hävitetään, kun niitä ei enää tarvita. Lähtökohtaisesti tiedot luovutetaan takaisin henkilölle, jonka tiedoista on kyse.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset:

Henkilötietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella.

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Uudet jäsenet liitetään heidän suostumuksellaan Suomen ilmailuliiton jäseniksi, jolloin Kuopion Laskuvarjourheilijat ry hoitaa liittymismaksun liitettävän jäsenen puolesta.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää tietojärjestelmiä ja muita tietoteknisiä palveluita tuottaville palveluntarjoajille ja muille alihankkijoille.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

10. Henkilötietojen tietolähteet:

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään. Tietoja päivitetään myös jäsenen itsensä toimittamien tietojen johdosta.

Jäsenet ilmoittavat muuttuneet tietonsa Waiver-lomakkeella rekisteröidyn yhdistyksen manifesti oikeuden omaavalle henkilölle.

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet:

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:
– manifesti
– GoogleDrive (GSuite)

B. MANUAALINEN AINEISTO:

– kurssikansio
– Tandemkurssikansio
-Waiver – lomake kansio

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:

A. Sähköinen aineisto

Tiedot säilytetään tietokannassa, johon on pääsy Kuopion laskuvarjourheilijat Ry:n toimihenkilöillä ja manifestaajilla. Tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

– Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa arkistossa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla toimihenkilöillä ja paperilla olevat tiedot tuhotaan välittömän käyttötarpeen jälkeen.

12. Tietojen tarkastusoikeus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 15, henkilötietolaki 26-28 §):

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;

– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

– vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);

– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on XXX:n oikeutettu etu;

– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Kuopion laskuvarjourheilijat voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan

pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Kuopion laskuvarjourheilijat voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Omien tietojen saanti pyynnön perusteella sekä EUn yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.

13. Oikeus tiedon oikaisemiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 16, henkilötietolaki 29 §):

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin omistavan yhdistyksen silloiselle puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle tai sihteerille.

14. Muut mahdolliset oikeudet (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 77):

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteydenotot:

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: kerho[at]klu.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Kuopion laskuvarjourheilijat ry, Siltasalmentie 450 B, 70900 TOIVALA.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen: 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 27.5.2018.